La primera fase consiste en una campaña para la participación, es una fase en la que necesita ser explicada con detalle, con un énfasis particular en los campos de metadatos que se requieren para abrir cualquier proceso de participación de la configuración misma del proceso de participación: a) que se está en la promoción de este proceso, b) ¿Cuál es el alcance de las decisiones que se tomarán (¿qué debe decidir este proceso?), c) cómo se estructura el proceso de decisión y cómo se tomará la decisión final. En esta etapa inicial, es muy importante hacer un esfuerzo explícito para invitar al mayor número posible de partes interesadas.

• Encuentro presencial: es importante anunciar el proceso participativo, explicar la información central y hacer un compromiso público de la organización para aceptar la autonomía del proceso y sus resultados. El compromiso público y la confianza estarán determinados por este anuncio.

• Cargar documentación: la documentación básica del proceso debe cargarse. Aquí es recomendable subir material de campaña para que los grupos y comunidades dentro de la organización puedan adaptarlo y difundir la convocatoria en sus propios medios.

• Blog con el anuncio (enlace a reuniones y documentación). La primera publicación de blog debe escribirse como un artículo de revista, con un lenguaje más cercano al público objetivo y el empoderamiento (a diferencia del idioma oficial utilizado para la comunicación oficial e institucional). Es importante activar el blog porque esta primera publicación debería convertirse en la publicación de referencia para compartir y difundir el inicio del proceso dentro y fuera de la plataforma.

• Boletín: es importante enviar un boletín informativo para toda la plataforma con el fin de llamar la atención sobre el proceso recientemente abierto y hacer que los participantes sigan el proceso. Dependiendo de la cantidad de boletines enviados, podría ser mejor, sin embargo, mantener el primer boletín listo para la fase de forma en la que hay más oportunidades de interactuar dentro del proceso, de lo contrario podría perderse una simple visita que le da poco valor al proceso. Por lo tanto, a menudo se recomienda enviar el boletín informativo sobre la transición entre la fase 1 y 2, donde habrá más componentes disponibles.

El objetivo de esta fase es identificar el problema en detalle, incluyendo tanta diversidad y participación como sea posible, y hacer uso de la mejor información disponible. La siguiente activación de componente y configuraciones deben hacerse

• Encuesta: se abre una encuesta con preguntas específicas y abiertas que permiten identificar los elementos más importantes del diagnóstico (¿Cuáles son los problemas más importantes en ese tema específico?). Podría ser conveniente realizar una primera reunión pública para definir el contenido y las preguntas de la encuesta de manera colaborativa.

• Reuniones: un diagnóstico debe ser compartido entre los interesados ​​y abierto a una diversidad de agentes. Por lo tanto, es importante reforzar los mecanismos digitales con reuniones públicas que discutan e incluyan a tantas personas como sea posible. Hay dos tipos de reuniones públicas que se pueden establecer para esta fase: aquellas que son más informativas y conducen por datos, análisis de problemas, contribuciones de expertos en forma de charlas y seminarios y, por otro lado (y quizás útilmente combinados con el tipo anterior de reuniones) reuniones deliberativas.

• Debates sobre los resultados de la encuesta: los debates se pueden activar sobre la base de los resultados de la encuesta, para proporcionar un análisis cuantitativo colectivo que conduzca a una mejor definición del problema. En este punto, los debates digitales también pueden complementar los resultados y el desarrollo de las reuniones abiertas para aquellos que no pudieron asistir.

• Definir categorías para propuestas: es conveniente definir categorías basadas en los resultados del diagnóstico. Estas categorías permitirán organizar el resto de las contribuciones futuras. Si el resultado de un proceso es un libro o un texto extenso (como un reglamento), es conveniente considerar las categorías como la Tabla de contenido.

Durante esta fase, la funcionalidad de propuestas se activa e impulsa la dinámica de la fase junto con los encuentros. El objetivo de esta fase es terminar con un paquete de propuestas de calidad. La fusión de la dinámica de cara a cara con la dinámica digital es clave para el éxito de esta fase y se debe hacer un énfasis especial para fomentar la deliberación dentro de las propuestas.

• Propuestas: es muy recomendable que se suban rápidamente algunas propuestas tempranas y de alta calidad. Estos pueden ser generados por la organización o por una reunión abierta, o creados específicamente bajo la demanda de expertos y / o actores relevantes y partes interesadas. Decidim está diseñado para que estas primeras propuestas no condicionen el contenido del resto de las propuestas, pero pueden configurar el tono de la fase de creación de la propuesta. Las primeras propuestas de calidad elevan los estándares y contribuyen a una buena deliberación. Con respecto al contenido generado por los participantes. Es muy importante aclarar a través de las notificaciones y la propuesta de cómo crear una propuesta, cuáles son las limitaciones, explicar cómo escribir una propuesta exitosa, etc.

• Encuentros: también es muy relevante establecer reuniones públicas tanto para discutir propuestas existentes como para crear otras nuevas. Tenga en cuenta que las reuniones son autores de propuestas, como una mente colectiva donde los participantes generan conjuntamente nuevas ideas. El valor de estas reuniones va más allá de la calidad creativa e implica también efectos secundarios positivos de las deliberaciones: resolución de conflictos, búsqueda de consenso, reconocimiento de las posiciones de las partes interesadas, etc. Se recomienda encarecidamente que las personas que toman notas creen las propuestas dentro de la plataforma. el final de la reunión (antes de que los asistentes se vayan). Los participantes en estas reuniones públicas deben recibir capacitación básica sobre la plataforma digital antes de que comience la reunión y después. Deben comprender que las propuestas específicas surgieron de la reunión, que pueden seguirlas en línea, comentarlas y promoverlas. También se recomienda realizar una encuesta de evaluación (preferiblemente online, dentro de la funcionalidad de la reunión) y aprovechar el tiempo dedicado a las respuestas de la encuesta para subir las propuestas.

Esta es la fase más importante con respecto al "proceso de toma de decisiones".

Con Decidim se pueden utilizar diferentes mecanismos de soporte / votación, se pueden acordar diferentes niveles de vinculación, incluso se pueden llevar a cabo diferentes fases o ciclos de toma de decisiones. Esto es algo que debe definirse en una etapa anterior, preferiblemente antes del mismo anuncio del proceso, porque afecta mucho el compromiso y el compromiso con el proceso.

En términos generales, existen dos escenarios posibles que condicionan el tipo de proceso de selección de propuestas:

1. Un escenario donde se esperan cientos o miles de propuestas, y 2. Un escenario donde el número de propuestas es bajo.

El primer escenario requiere un filtrado preliminar y, por lo tanto, se recomienda utilizar el sistema de votación Threshold para las propuestas, con el fin de terminar con un número reducido de propuestas de alta calidad, de las cuales se podría requerir más seleccionar o priorizar. Esto también se recomienda para casos en los que se requiere una evaluación técnica cuidadosa de las propuestas (por ejemplo, evaluación de costos o estudios legales realizados para garantizar la viabilidad de la propuesta).

NOTA: En la mayoría de las ocasiones, las fases 4 y 5 podrían repetirse en una o más ciclos de selección de creación. Decidim lo hace posible: los administradores pueden activar varios componentes de propuesta e importar propuestas del ciclo anterior a un nuevo conjunto de propuestas (filtrando la importación por varios medios, por ejemplo, importando aquellas que han sido aceptadas o han alcanzado el umbral). Las propuestas pueden aprobarse, mejorarse, fusionarse, recategorizarse, reordenarse, etc. de un ciclo a otro en virtud del resultado final. Decidim hace posible mantener la trazabilidad a través de estos ciclos. Sin embargo, se recomienda reducir el número de ciclos al mínimo requerido, para evitar demasiada complejidad para los participantes. Para estos ciclos adicionales, es conveniente abrir fases o etapas explícitas del proyecto.

Estamos aquí proporcionando un esquema simplificado pero y un esquema alternativo podría mover las fases 5, 6 y 7 a 7, 8 y 9 e insertar dos fases más aquí: 5. Fase de definición del proyecto, 6. Selección con presupuesto participativo.

Esta fase marca el final del proceso de toma de decisiones como tal y debe establecer claramente de qué es responsable la organización en términos de vinculación y compromiso con la decisión que se ha tomado. Si el resultado de los procesos participativos depende de un paso más para la aprobación definitiva de los resultados, recomendamos NO llamarlo resultado, podemos llamarlo retorno.

Debe hacerse explícito quién y cómo se toma la decisión final e incluirla como una fase del proceso participativo en sí (incluso si se lleva a cabo fuera de la plataforma).

Por ejemplo, es posible que una Cámara de Representantes necesite aprobar la decisión final y se hagan enmiendas a las propuestas creadas en Decidim. Si este es el caso, los resultados deben crearse después de la propuesta final y las fases de selección, agregando un encuentro adicional (la de la Cámara de Representantes) donde se toma la decisión final y se llega a un resultado. Luego, el componente de resultado se activa y cada resultado se crea (por ejemplo, cada artículo de una nueva ley o subsección de un nuevo plan).

Los resultados deben tener una conexión directa con la última fase de la propuesta. Esto se hace de dos maneras: a) cambiando el estado de las propuestas (aceptadas o rechazadas) y b) importándolas al componente resultante para garantizar la trazabilidad.

Esta importación puede ser un mapeo muchos-a-muchos, es decir, una propuesta podría conducir a un resultado, dos o más propuestas a un resultado, una propuesta a dos o más resultados, etc. Este es frecuentemente el caso cuando dos o más las propuestas son muy específicas y se fusionaron en un resultado más abstracto o genérico, o cuando los participantes hicieron una propuesta que incluye varios aspectos dentro de esa demanda, resultados específicos y diferenciados (por ejemplo, una propuesta podría sugerir cambiar A y B y esto debería traducirse en dos resultados: cambie A y cambie B, si A y B son relativamente independientes en su ejecución). Al anotar los resultados, se deben cumplir dos principios cuidadosamente: a) respetar con la máxima precisión la redacción de la propuesta original de con el resultado del ítem es una consecuencia o adaptación, y, b) crear resultados tales que puedan ser directamente y monitoreado explícitamente en el nivel de ejecución y responsabilidad (ver fase 7). Para facilitar este segundo requisito, es importante señalar que Decidim hace posible dividir los resultados en subproyectos de modo que las acciones ejecutables o mensurables se hagan explícitas (esto es particularmente conveniente cuando las propuestas o resultados son abstractos o inespecíficos: por ejemplo, "mejorar la accesibilidad"). en un edificio "podría subdividirse en:" mejorar la señalización "," crear una rampa en la entrada principal "y" adaptar los baños del segundo piso ").

Una vez que se publican los resultados, es conveniente solicitar una evaluación del proceso en sí. Esta evaluación se puede llevar a cabo utilizando los siguientes componentes:

• Boletín: este es un buen momento para enviar un boletín que anuncie tanto la publicación de los resultados de la fase previa como el llamado a la participación en la encuesta de evaluación y las reuniones.
• Encuesta: para recopilar datos de evaluación y estandarizar la medición de la calidad democrática, es conveniente activar una encuesta de evaluación.
• Encuentros: si es posible, convocar a reuniones abiertas es una buena opción aquí. Para poder hacer coincidir el contenido de las encuestas y la reunión, se recomienda que el contenido de la reunión incluya la encuesta en sí o una estructura paralela, enriquecida con métodos cualitativos de análisis y contraste, y mejoras para los procesos siguientes.
• Blog: el proceso como tal se cierra aquí, por lo que es conveniente abrir una publicación final en el blog con un resumen del proceso, los resultados de la fase de evaluación y como medio para proporcionar una devolución y felicitar a los participantes.

Esta etapa final está fuera del proceso de toma de decisiones en sí, pero es esencial cerrar el ciclo de política pública y completar el proceso democrático participativo.

Las decisiones que no se ejecutan no tienen valor, un proceso participativo que no conduce a ninguna acción no tiene un significado democrático.

La monitorización de resultados debe activarse en el componente de resultados y permite visualizar el nivel de ejecución de cada resultado y subresultados dentro de, junto con una hoja de ruta de hitos, fechas de inicio y finalización y cierta información adicional. También los resultados se pueden actualizar en su contenido si las adaptaciones son forzadas por diferentes motivos. Tenga en cuenta que estos cambios se registrarán y se notificará a los participantes para evitar el uso indebido de esta función.

Es conveniente establecer actualizaciones periódicas de los resultados para que los participantes puedan saber cuándo esperar nuevas actualizaciones. También se recomienda mantener los comentarios abiertos para que se puedan dar comentarios sobre los detalles de la ejecución de los resultados.

Este diseño genérico de un proceso participativo está abierto a diferentes variaciones. Hemos sugerido una expansión e iteración de las fases 4 y 5. También son posibles otras variaciones, incluida la inserción de jurados ciudadanos o miembros basados ​​en la clasificación que puedan producir, evaluar o seleccionar propuestas o generar un buen diagnóstico. En muchas ocasiones, el costo de un proceso participativo ideal en términos de atenciones, tiempo, recursos humanos y económicos podría ser demasiado alto para una organización, y una versión más simplificada podría ser inevitable.